「オンライン秘書って、どんな仕事を任せられるの？」「逆に、これは自分でやった方がいいって業務もあるの？」
そんな疑問を持つ方は多いのではないでしょうか。初めて外注を検討する際に「向いている仕事」「向かない仕事」を見極めることは、任せ上手になるための第一歩です。
この記事では、オンライン秘書に依頼するのに適している業務と、向いていない業務の特徴を具体例付きで解説しながら、どう切り分けていけば良いかの視点を提供します。
オンライン秘書に向いている仕事とは？
① 定型作業・ルーティンワーク
まず間違いなく任せやすいのが、毎回やることが決まっている「ルーティン業務」です。
たとえば以下のような作業は、秘書にとっても対応しやすく、効果的に外注化できます。
- 請求書・領収書の作成と送付
- ZoomのURL発行とリマインドメール
- SNS投稿の予約（画像付き、テンプレあり）
- セミナー参加者のリスト整理
- 顧客管理ツールへの情報登録
② マニュアルやテンプレがある作業
「この手順通りにやればOK」という業務は、再現性が高く、秘書への引き継ぎがとてもスムーズです。
たとえば：
- LINE公式アカウントの配信設定
- メルマガの下書き登録や予約配信
- 画像サイズのリサイズ・命名ルールの整備
マニュアルが未完成でも、「過去の例」を見せたり、画面収録を共有するだけで伝わることも多いので、思ったより簡単に外注できます。
③ 短時間でも頻度が高い作業
1回10分でも週に5回あれば、月200分。チリツモで膨大な時間を消耗します。
そういった“コマギレ消耗タスク”をまとめて手放すことで、集中力を保てるようになります。
オンライン秘書に向かない仕事とは？
① 創造性・判断力が求められる業務
例として以下のような仕事は、自分の感性や判断が求められるため、丸投げには向きません。
- セールスコピーの執筆
- 新商品設計や講座構成
- 価値観や世界観に関わる発信
もちろん一部の要素を外注することは可能ですが、コアの部分は自分で担った方が、事業の軸がぶれません。
② 業務が整理されていない状態の仕事
「なにをどうしたいのか」が曖昧なままの仕事は、秘書にとっても対応が難しいものです。
たとえば、「過去のお客様データをまとめたいんだけど、どうしたら…」というレベルでは、まず自分で目的・整理軸・形式を明確にする必要があります。
③ お任せが難しい“初見・一度きり”のタスク
たとえば、自分の講座用LPの文章を1回きりで整える、企業との交渉メールを作成する、など一発勝負の仕事は、細かい調整が必要になるため、秘書に全て委ねるのは非効率になることも。
「これって任せていいの？」の判断基準
以下に当てはまる仕事は、外注可能性が高いです。チェックリストとして活用してください。
- 1回10分以上かかる
- 月2回以上発生する
- 「誰がやってもいい」と心のどこかで思っている
- マニュアル化できそうな気がしている
- 過去に似た作業を繰り返したことがある
これらの条件に2つ以上当てはまれば、「任せどき」です。
最初は「一部を任せてみる」「指示を出す練習をする」つもりで始めてみましょう。
「任せ方」のコツ：共同作業からスタートする
いきなり全部を任せる必要はありません。
次のような“半分ずつ”の任せ方も、実はとても有効です。
- 自分：文章を書く → 秘書：予約投稿設定をする
- 自分：画面収録で説明 → 秘書：その通りに再現してやってみる
- 自分：企画を立てる → 秘書：リマインド・配信設定をする
このように「少し任せてみて、うまくいったら徐々に拡大する」という流れが、一番ストレスがなくスムーズです。
「得意なこと」に集中するために、任せていい
オンライン秘書に向いている仕事は、「繰り返しできる定型作業」「型化できる業務」「自分じゃなくても問題ない作業」です。
反対に、「感性・創造性が求められる」「業務自体が曖昧」なものは慎重に切り分けましょう。
任せられる業務が1つでも見つかれば、そこから全てが変わります。
まずは「これは任せてもいいかも？」という気づきから、あなたの業務の外注化を始めてみてください。
