「外注に興味はあるけど、何をお願いすればいいのか分からない…」
そう感じているなら、まず取り組むべきは「業務の可視化」です。
この記事では、外注や仕組み化をスムーズに進めるための“土台づくり”として、「業務の見える化」のやり方とチェックリストをご紹介します。
なぜ業務の可視化が必要なのか？
外注や秘書活用がうまくいかない原因の多くは、「依頼する側が整理できていない」ことにあります。
頼みたい業務があっても、手順がバラバラ・説明できない状態では、任せるのも不安になりますよね。
業務の可視化＝他人に“伝えられる状態”をつくること
このステップがあるだけで、外注もツール導入もスムーズになります。
業務可視化の3ステップ
Step1：業務を書き出す
まずは、日々の業務をジャンル問わずすべて書き出します。
例：メール返信／SNS投稿／請求書発行／予約管理／顧客対応／講座準備 etc.
Step2：「誰がやってもできるか？」を分ける
次に、それぞれの業務に対して、以下の分類を行います：
- A：自分じゃなくてもできる（ルール化すれば外注可能）
- B：自分でやるべき（専門的・個人的判断が必要）
この分類だけでも、「外注できること」がクリアになります。
Step3：依頼しやすく整える
Aに分類した業務については、手順・ルール・頻度を整理しましょう。
・いつ使うのか？
・どんな条件でやるのか？
・過去の例（画像・文面など）はあるか？
これらをまとめておくことで、相手に伝えるのがグッとラクになります。
外注前チェックリスト（保存版）
以下の質問に「YES」で答えられる項目が多いほど、外注の準備が整っています。
- 業務一覧を紙orデータで書き出している
- 毎回やっているルーティン業務がある
- 手順がある程度決まっている業務がある
- 他の人でもできそうな作業がある
- 画像やテンプレなどのサンプルが残っている
- ツール（Googleスプレッドシート、Notionなど）を使っている
- 過去に作った資料や対応履歴を整理している
外注の前に「見える化」が最大の近道
「まだ外注は早いかも…」と思う人ほど、業務を可視化することで道が開けます。
これは、ツールやAIを使った自動化でも同じです。
すべてを整理しなくてOK。
まずは1業務、1ステップから。
外注が成功するかどうかは、「準備」が8割を占めています。
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