「外注したいけど、うまくいくか不安…」「トラブルになったらどうしよう」
そんな声をよく聞きます。
実際、外注化を進める中でトラブルが起こるケースはありますが、多くは“事前の対策”で防ぐことができます。
この記事では、よくある外注トラブルとその原因、そして事前にできる具体的な回避策をわかりやすくご紹介します。
これからオンライン秘書を導入したい方、外注に不安を感じている方はぜひチェックしてみてください。
トラブル①：認識のズレによる仕上がりミス
「思っていたものと違う仕上がりになって返ってきた…」
これは外注で最もよくあるトラブルのひとつです。
原因は、こちらが“意図を明確に伝えていなかった”ことにあるケースがほとんど。
特に以下の点でズレが起こりやすくなります：
- 依頼内容があいまい（例：「いい感じにまとめておいて」など）
- 完成イメージが共有されていない
- 期日や優先度がはっきりしていない
▶ 回避策：
依頼時には、できるだけ具体的に「何を」「どんな形で」「いつまでに」「どのように」やってほしいのかを明文化しましょう。
Canvaのテンプレートや過去の例を見せるのも効果的です。
トラブル②：納期遅れや音信不通
「依頼したのに返事がない」「締切を過ぎても納品されない」なども、特に外注初心者が不安に思うポイントです。
これも、原因は“やりとりのルールが曖昧だった”ことにあるケースが多いです。
以下のような設定をしておくと、未然にトラブルを防げます：
- 連絡手段（Chatwork、Slack、LINEなど）を明確にする
- 週1回は進捗報告をもらうルールを設ける
- 「音信不通が続いた場合の契約解除」条件を提示しておく
▶ 回避策：
信頼関係は大事ですが、“明文化”がそれ以上に重要です。
トラブル防止のためには、「曖昧にしない姿勢」が鍵になります。
トラブル③：依頼がうまく伝わらず、やり直しが多発
「こんなことまで細かく言わなきゃいけないの？」「指示出しで疲れた…」という声もよく聞きます。
原因は、「依頼フォーマット」が用意されていないことです。
毎回ゼロからチャットで指示を出していると、ミスも起きやすく、精神的なコストも高くなります。
▶ 回避策：
依頼内容はテンプレート化するのがおすすめです。
たとえば：
- SNS投稿依頼 → テキスト・画像・投稿日時を記載するGoogleフォーム
- Zoom設定依頼 → セミナー名・日時・URLを記入するテンプレシート
一度作ってしまえば、次回からのやり取りが圧倒的にスムーズになります。
トラブル④：任せたことで“自分の色”が出なくなる
外注にありがちな不安のひとつに、「自分らしさがなくなるのでは？」という声があります。
たとえば、SNS投稿を依頼したら文章が無機質になった…というようなケースです。
▶ 回避策：
これは「どこまで任せるか」を自分で決めることで回避できます。
たとえば、以下のように分担するのがおすすめです：
- 原稿は自分で書く → 入稿作業だけ任せる
- 話し言葉で録音 → それを秘書が整えて投稿文にする
「自分の言葉」「世界観」を残したまま、手間だけを手放すことは可能です。
トラブル⑤：費用感が合わず、依頼しづらくなる
外注を続ける中で、「ここまでお願いすると料金が上がるのでは？」と不安になり、お願いしづらくなってしまうこともあります。
▶ 回避策：
最初に「どの範囲までを、どの価格でお願いできるのか」を明確にしておくこと。
依頼内容に対して、時間単価なのか、業務単価なのかをすり合わせておくと安心です。
継続依頼の場合は、月額固定制・回数制限ありなど、相互に安心できる枠組みを設けるとスムーズです。
トラブルは“防げるもの”がほとんど
外注で起こるトラブルの多くは、「ルールがないままスタートしたこと」が原因です。
裏を返せば、スタート時にルールを整えるだけで、9割のトラブルは防げます。
いきなり完璧を目指さなくても大丈夫。
まずは、ちょっとしたテンプレート作成や、やり取りルールの明文化から始めてみてください。
“任せる”ことに慣れていく過程で、外注の価値をより実感できるはずです。
