毎日やるべきことは山ほどあるのに、気づけば予定がズレこみ、どんどん時間が足りなくなる…。
そんな「タスク管理疲れ」に悩んでいませんか？
実はその状態、あなたの能力不足ではなく“型がない”ことが原因かもしれません。
この記事では、業務効率化の第一歩としておすすめの「ルーチン化の型」について、具体例を交えてわかりやすく解説します。
「管理しないと回らない」から「型で回る」へ
スケジュール帳やタスク管理ツールを頑張って使っても、結局毎日追われてしまう…という方は多いです。
これは、タスクを“管理”しようとしすぎていることが原因です。
そこで提案したいのが、「ルーチン化の型」を取り入れること。
一度ルールを決めてしまえば、考える手間も減り、時間と心に余白が生まれます。
ルーチン化の型とは？
「ルーチン化」とは、決まった手順をあらかじめ設定し、迷いなく同じように行動できる状態を指します。
たとえばこんなものも、すべて“ルーチン”です。
- 朝のメール確認 → 返信 → フォルダに振り分け
- 週1の請求書作成 → テンプレに金額入力 → PDF出力 → 送信
- Instagramの投稿 → 画像テンプレ選択 → キャプション流用 → 投稿
これらは、いちいち「どうしよう？」と悩む必要がなく、行動の時短につながります。
ルーチン化に取り組む3ステップ
Step1：よくやる作業を洗い出す
まずは、自分が日常的に行っている業務の中で、繰り返し発生しているものをピックアップしてみましょう。
目安は「月に3回以上発生する作業」です。
Step2：手順を見える化する
その作業を、頭の中でなく“紙”や“ツール”に書き出してみましょう。
フローチャート、チェックリスト、手順書など、形式は自由でOKです。
書いてみると「この手順、毎回バラバラだったな」と気づけることもあります。
Step3：テンプレート化・ツール化する
できあがった手順をもとに、テンプレートを作ったり、ツールで仕組み化するのが理想です。
Googleスプレッドシート、Notion、ChatGPTなどを活用すれば、業務が一気に効率化されます。
ルーチン化の例：SNS投稿業務の場合
【従来】
・「今日は何を投稿しよう…？」
・Canvaで画像ゼロから作成
・投稿文も毎回新しく考える
→ 毎回30〜60分かかる
【ルーチン化後】
・テーマを曜日で固定（例：月曜はお客様の声）
・画像はテンプレートに差し替えのみ
・投稿文はChatGPTで下書き→微修正
→ 所要時間：10〜15分に短縮
「自分時間」を守るために“型”をつくろう
ルーチン化の目的は「楽をすること」ではありません。
“自分の時間”を守るために、“考える手間”を手放すことです。
まずは1つでOK。
「よくやるけど、迷う作業」に“型”をつくってみてください。
それが、忙しさから脱出する第一歩になります。
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